編者按：在大數(shù)據(jù)時代，提高城市建設檔案管理水平，加快數(shù)字化建設進程，是城建檔案事業(yè)發(fā)展的先進趨勢和有力抓手。將傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代管理模式有機結合、將傳統(tǒng)存儲媒體與數(shù)字存儲媒體相結合，做好城建檔案數(shù)字化的過渡與銜接工作，為城市規(guī)劃、城市建設、改善公共基礎設施、加強城市管理提供可靠分析數(shù)據(jù)，是為建設事業(yè)平穩(wěn)健康發(fā)展提供有力資料的保障。本文結合城建檔案管理工作的實際，對城建檔案數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)狀與前景進行研究與探討。
城建檔案的定義和保存范圍
原建設部于1997年12月23日發(fā)布《城市建設檔案管理規(guī)定》，并于2001年7月4日出臺《建設部關于修改〈城市建設檔案管理規(guī)定〉的決定》對《城市建設檔案管理規(guī)定》進行修正，住房和城鄉(xiāng)建設部于2011年1月26日發(fā)布《住房和城鄉(xiāng)建設部關于廢止和修改部分規(guī)章的決定》，對《城市建設檔案管理規(guī)定》進行第二次修正。目前，根據(jù)最新《城市建設檔案管理規(guī)定》的第二條，對城建檔案的定義作出了明確界定：城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案的收集、保存范圍包括各類城市建設工程檔案（工業(yè)、民用建筑工程、市政基礎設施工程、公用基礎設施工程、交通基礎設施工程、園林建設、風景名勝建設工程、市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程、城市防洪、抗震、人防工程、部分軍事工程檔案資料），建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門（包括城市規(guī)劃、勘測、設計、施工、監(jiān)理、園林、風景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門）形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案以及有關城市規(guī)劃、建設及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟等方面的基礎資料。城建檔案較忠實地反映了工程建設的過程與成果，對強化工程質(zhì)量監(jiān)督機制，規(guī)范工程質(zhì)量管理，預防瀆職腐敗問題發(fā)生，保存智力創(chuàng)新成果，提高建設工程全生命周期管理效率有著不可替代的作用。
《城市建設檔案管理規(guī)定》還明確指出：城建檔案的管理應當逐步采用新技術，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。城建檔案數(shù)字化作為檔案數(shù)字化領域的專業(yè)分支，旨在將傳統(tǒng)的以紙張、錄像音帶為存儲介質(zhì)的各種原始城建檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段，轉換成為圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用存儲管理技術將圖片和索引字段存儲于磁帶庫、光盤庫等各種大容量的存儲介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的城建檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案管理網(wǎng)絡化管理技術。
數(shù)字化管理的意義
一、為城建檔案提供海量信息存儲空間。
隨著計算機技術，尤其是辦公自動化技術和網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，而傳統(tǒng)的紙制檔案存儲空間大、查閱不便、維護成本高，難以適應數(shù)字化時代的飛速發(fā)展。城建檔案作為城市規(guī)劃、建設發(fā)展過程中直接形成的真實記錄，包含著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設和管理等各個專業(yè)部門。作為城建檔案的存儲介質(zhì)，載體形式主要有磁盤、光盤及錄音、錄像、文字、圖紙、圖表、照片等。城建聲像檔案是城建檔案的重要組成部分，是指在城市建設中直接以圖片、錄音、錄像等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明為主的歷史記錄。我國大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。錄音、錄像帶作為聲像檔案的重要組威部分，如何保管和有效利用是一個值得研究的問題。磁性物質(zhì)容易受外界環(huán)境如空氣、溫度等影響而改變，因此，將錄音、錄像帶通過計算機技術轉化為數(shù)字化電子文件，延長其壽命是聲像檔案保管利用的最佳途徑和必然趨勢。采用現(xiàn)代高新技術，對城建檔案優(yōu)化信息源、整合檔案信息，以實現(xiàn)城建檔案資源的合理配置、最大開發(fā)利用，將會為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設服務。聲像檔案管理問題是時代賦予城建檔案管理者的新任務。聲像檔案是提升城建檔案社會地位的極好載體。在聲像檔案地位越顯重要的今天，特別是在高速發(fā)展的現(xiàn)代化技術與傳統(tǒng)管理工作轉化時期，積極探索、研究好聲像檔案管理這一問題，對城建檔案數(shù)字化建設發(fā)展有十分重要的意義。
二、提供更加科學、便捷的查閱、管理方式。
建設單位和管理部門經(jīng)常需要獲取歷史城建檔案的信息，傳統(tǒng)的做法是根據(jù)項目需求前往城建檔案館查閱圖紙，由于存在檔案移交周期和用地檔案、工程檔案分別在不同單位儲存的情況，在調(diào)閱檔案過程中，常常出現(xiàn)因檔案存儲地點不確定而出現(xiàn)的往返奔波情況，同時傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，主要進行手工查閱，也很難滿足現(xiàn)代社會需要，這些都對城建檔案館的整體形象、服務質(zhì)量和各種效率造成了影響。建設分布式數(shù)據(jù)庫，以建設項目為主題集成規(guī)劃管理數(shù)據(jù)庫、城建檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)規(guī)劃信息與城建檔案信息的相互操作，可以在一個部門查詢多個部門的信息，有利于提高辦公效率與服務質(zhì)量，更主要的是實現(xiàn)了通過數(shù)字城建檔案為城市規(guī)劃、建設與管理服務。為此，有必要進行城建檔案的數(shù)字化管理，以滿足新形勢下的查閱、利用需求。
三、提高檔案利用效率，豐富數(shù)據(jù)服務功能。
城建檔案數(shù)字化的應用極大地提高了城建資料的歸檔工作效率，同時促進了城建檔案利用效率的提升。城建檔案數(shù)字化應用能夠?qū)崿F(xiàn)即時數(shù)字信息的有效運用，快速為管理者決策提供服務支持，并促使城建信息超越了時間與地域的限制，進而提高了檔案管理的工作效率。
實施數(shù)字化管理，建立準確的城建檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，可產(chǎn)生新的優(yōu)勢功能：一是預警預報功能，即通過對城建檔案的分析，進一步提高城市規(guī)劃管理工作的科學性、高效率、提前性與服務性。二是根據(jù)城市規(guī)劃管理與城建檔案管理工作的密切相關性，在標準統(tǒng)一、業(yè)務流程整合、數(shù)據(jù)成果共享、功能設計與互操作等方面進行總體考慮，有利于提高規(guī)劃管理與檔案管理的協(xié)作關系，提高數(shù)字檔案的利用率與服務質(zhì)量，節(jié)約資源，避免重復建設。
數(shù)字化的策略
以查詢需求為導向。以檔案管理工作為中心，以方便查詢與管理為出發(fā)點，從而推動整個城建檔案數(shù)字化的進程。城建檔案數(shù)字化必須以查詢需求為導向，研究更方便、快速的查詢方式，研究在查詢結果顯示給用戶的同時，與其相關的信息旁白方式的展示，便于用戶可以清晰地看到與該檔案相關的檔案概覽。
加速數(shù)字化進程。城建的檔案數(shù)字化進程不可能一蹴而就，因此，在日常工作中，必須一方面認真完成現(xiàn)在檔案的管理工作；另一方面，積極地加快實體檔案錄入與著錄工作，以加快整個檔案的數(shù)字化進程。
整合資源，優(yōu)化服務。城建部門可以依托自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建以城建檔案為核心、以基礎地理信息等為特征的具有城建特色的大型數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)。系統(tǒng)可以包括城市地下信息綜合管理系統(tǒng)大型數(shù)據(jù)庫、城市規(guī)劃審批成果展示大型數(shù)據(jù)庫、城市地下綜合情況管理大型數(shù)據(jù)庫、城市重要工程大型數(shù)據(jù)庫以及城建聲像資料管理數(shù)據(jù)庫等。數(shù)字化的檔案館在傳統(tǒng)檔案館基礎之上，提高了檔案管理的工作效率，無論是檔案查詢還是管理，都可以達到秒級操作，而傳統(tǒng)的實體檔案查詢工作則是分鐘級的，有時甚至還是小時級的，這就體現(xiàn)出了數(shù)字化檔案管理的巨大優(yōu)勢，這種優(yōu)勢不僅表現(xiàn)在時間的節(jié)省上，而且還表現(xiàn)在數(shù)字檔案可以非常容易地將檔案進行分類、整合、建立關聯(lián)等操作，從而較為快速地建立起一套立體化、多層次化、甚至是突破館界的檔案體系，同時城建檔案也可以較為方便地在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)資源共享。
建設電子文件歸檔。建設類電子文件的歸檔工作是城建檔案數(shù)字化的一項重要工作。任何其他形式的檔案格式都必須首先轉換成電子檔案格式，然后對其進行歸檔、著錄，以便于查詢、管理、分享、傳播。建立建設工程電子文件歸檔系統(tǒng)的目標之一，即是要將這種以紙質(zhì)檔案為核心的管理模式逐步向電子檔案為核心的管理模式轉變，以順應無紙化辦公的發(fā)展。這種發(fā)展的理想狀況是全電子文件歸檔和全電子檔案管理。這一發(fā)展和轉變是一個循序漸進的過程，目前建設工程電子文件歸檔系統(tǒng)的首要功能需求是建立一套以電子文檔管理、實體文檔管理并行且電子文檔管理先行為特點的建設工程電子文件歸檔工作流程。
資料信息數(shù)字化推進。全國、全省城建檔案信息化建設規(guī)劃的總體要求是繼續(xù)推進城建檔案館館藏信息數(shù)字化工作。根據(jù)實際需要，城建檔案館可以采取全部館藏檔案數(shù)字化、重點選擇某類檔案數(shù)字化、珍貴檔案數(shù)字化、高使用頻率檔案數(shù)字化等方式，把現(xiàn)有的實體檔案資源轉變成數(shù)字資源，為數(shù)字城建檔案館建設夯實墓礎。數(shù)字化的對象主要分成兩大類，文書檔案這一類的比例較少。
1.針對檔案數(shù)字化要求，數(shù)字化錄入工作采用流水線的工作方式，以提高數(shù)字化加工的速度和質(zhì)量。在掃描流程方面，通過深入理解數(shù)字化加工的業(yè)務流程，制訂掃描加工的各個工序及相關崗位的任務，從檔案整理、掃描、質(zhì)檢、總檢、抽樣檢查、檔案復原等各個工序進行流程控制，防止漏檢、圖像不合格、索引信息不匹配等問題的發(fā)生。在制訂項目計劃時，必須對項目風險進行評估，對風險等級高的進行重點監(jiān)督、對風險等級低的予以適當防范。
2.采用雙機著錄方式，對兩人錄入的每個字都進行對比，如果完全相同才允許歸檔，以確保錄入的準確率。字段著錄存放在數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一管理。
3.在數(shù)據(jù)自檢合格后，提交驗收。提交驗收數(shù)據(jù)不合格的組織再次全面復檢。數(shù)據(jù)驗收合格后，著錄條目和全文數(shù)據(jù)向數(shù)據(jù)庫遷移。通過專門的目錄提取工具，在加工數(shù)據(jù)庫中，根據(jù)目錄數(shù)據(jù)有不同的標識位。根據(jù)這些標識位，來判斷是否需要進行提取，提取完成后的數(shù)據(jù)格式應符合相關的格式要求，文書文件格式可以是XML、DBF、TXT等的方式存儲，圖紙文件格式主要是JPEG、TIFF等方式儲存。
4.通過接收建設電子文件、文字信息摘錄、文件及圖紙掃描、聲像檔案數(shù)字化等多種手段，建設城建檔案數(shù)據(jù)庫，尤其優(yōu)先建設重點建筑物及構筑物數(shù)據(jù)庫（反恐怖數(shù)字檔案信息庫）、地下設施數(shù)據(jù)庫。城建檔案庫數(shù)據(jù)結構設計應符合檢索優(yōu)先的原則，具備安全、合理、高效、靈活等特性。各種不同類型的城建檔案數(shù)據(jù)，均應盡量統(tǒng)一格式標準。
我國城建檔案工作起步較晚，但發(fā)展非�？臁３墙n案古已有之，它與城市建設活動同根同源，既記錄了城市的歷史面貌，又在一定程度影響了城市建設的內(nèi)容和走向。城建檔案的數(shù)據(jù)庫建設應該具有城建檔案專業(yè)特色，并合理應用相應的技術，根據(jù)原始檔案和資料情況選擇圖形數(shù)據(jù)形式，保證數(shù)據(jù)的原始性、真實性、準確性、一致性，在實現(xiàn)城建檔案目錄的規(guī)范化、標準化的基礎上，進一步完善城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設，逐步建成城市規(guī)范化的分布式城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)城建檔案目錄信息資源的網(wǎng)絡共享，提高檔案檢索利用服務質(zhì)量。
城建檔案的定義和保存范圍
原建設部于1997年12月23日發(fā)布《城市建設檔案管理規(guī)定》，并于2001年7月4日出臺《建設部關于修改〈城市建設檔案管理規(guī)定〉的決定》對《城市建設檔案管理規(guī)定》進行修正，住房和城鄉(xiāng)建設部于2011年1月26日發(fā)布《住房和城鄉(xiāng)建設部關于廢止和修改部分規(guī)章的決定》，對《城市建設檔案管理規(guī)定》進行第二次修正。目前，根據(jù)最新《城市建設檔案管理規(guī)定》的第二條，對城建檔案的定義作出了明確界定：城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案的收集、保存范圍包括各類城市建設工程檔案（工業(yè)、民用建筑工程、市政基礎設施工程、公用基礎設施工程、交通基礎設施工程、園林建設、風景名勝建設工程、市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程、城市防洪、抗震、人防工程、部分軍事工程檔案資料），建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門（包括城市規(guī)劃、勘測、設計、施工、監(jiān)理、園林、風景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門）形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案以及有關城市規(guī)劃、建設及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟等方面的基礎資料。城建檔案較忠實地反映了工程建設的過程與成果，對強化工程質(zhì)量監(jiān)督機制，規(guī)范工程質(zhì)量管理，預防瀆職腐敗問題發(fā)生，保存智力創(chuàng)新成果，提高建設工程全生命周期管理效率有著不可替代的作用。
《城市建設檔案管理規(guī)定》還明確指出：城建檔案的管理應當逐步采用新技術，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。城建檔案數(shù)字化作為檔案數(shù)字化領域的專業(yè)分支，旨在將傳統(tǒng)的以紙張、錄像音帶為存儲介質(zhì)的各種原始城建檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段，轉換成為圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用存儲管理技術將圖片和索引字段存儲于磁帶庫、光盤庫等各種大容量的存儲介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的城建檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案管理網(wǎng)絡化管理技術。
數(shù)字化管理的意義
一、為城建檔案提供海量信息存儲空間。
隨著計算機技術，尤其是辦公自動化技術和網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，而傳統(tǒng)的紙制檔案存儲空間大、查閱不便、維護成本高，難以適應數(shù)字化時代的飛速發(fā)展。城建檔案作為城市規(guī)劃、建設發(fā)展過程中直接形成的真實記錄，包含著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設和管理等各個專業(yè)部門。作為城建檔案的存儲介質(zhì)，載體形式主要有磁盤、光盤及錄音、錄像、文字、圖紙、圖表、照片等。城建聲像檔案是城建檔案的重要組成部分，是指在城市建設中直接以圖片、錄音、錄像等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明為主的歷史記錄。我國大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。錄音、錄像帶作為聲像檔案的重要組威部分，如何保管和有效利用是一個值得研究的問題。磁性物質(zhì)容易受外界環(huán)境如空氣、溫度等影響而改變，因此，將錄音、錄像帶通過計算機技術轉化為數(shù)字化電子文件，延長其壽命是聲像檔案保管利用的最佳途徑和必然趨勢。采用現(xiàn)代高新技術，對城建檔案優(yōu)化信息源、整合檔案信息，以實現(xiàn)城建檔案資源的合理配置、最大開發(fā)利用，將會為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設服務。聲像檔案管理問題是時代賦予城建檔案管理者的新任務。聲像檔案是提升城建檔案社會地位的極好載體。在聲像檔案地位越顯重要的今天，特別是在高速發(fā)展的現(xiàn)代化技術與傳統(tǒng)管理工作轉化時期，積極探索、研究好聲像檔案管理這一問題，對城建檔案數(shù)字化建設發(fā)展有十分重要的意義。
二、提供更加科學、便捷的查閱、管理方式。
建設單位和管理部門經(jīng)常需要獲取歷史城建檔案的信息，傳統(tǒng)的做法是根據(jù)項目需求前往城建檔案館查閱圖紙，由于存在檔案移交周期和用地檔案、工程檔案分別在不同單位儲存的情況，在調(diào)閱檔案過程中，常常出現(xiàn)因檔案存儲地點不確定而出現(xiàn)的往返奔波情況，同時傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，主要進行手工查閱，也很難滿足現(xiàn)代社會需要，這些都對城建檔案館的整體形象、服務質(zhì)量和各種效率造成了影響。建設分布式數(shù)據(jù)庫，以建設項目為主題集成規(guī)劃管理數(shù)據(jù)庫、城建檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)規(guī)劃信息與城建檔案信息的相互操作，可以在一個部門查詢多個部門的信息，有利于提高辦公效率與服務質(zhì)量，更主要的是實現(xiàn)了通過數(shù)字城建檔案為城市規(guī)劃、建設與管理服務。為此，有必要進行城建檔案的數(shù)字化管理，以滿足新形勢下的查閱、利用需求。
三、提高檔案利用效率，豐富數(shù)據(jù)服務功能。
城建檔案數(shù)字化的應用極大地提高了城建資料的歸檔工作效率，同時促進了城建檔案利用效率的提升。城建檔案數(shù)字化應用能夠?qū)崿F(xiàn)即時數(shù)字信息的有效運用，快速為管理者決策提供服務支持，并促使城建信息超越了時間與地域的限制，進而提高了檔案管理的工作效率。
實施數(shù)字化管理，建立準確的城建檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，可產(chǎn)生新的優(yōu)勢功能：一是預警預報功能，即通過對城建檔案的分析，進一步提高城市規(guī)劃管理工作的科學性、高效率、提前性與服務性。二是根據(jù)城市規(guī)劃管理與城建檔案管理工作的密切相關性，在標準統(tǒng)一、業(yè)務流程整合、數(shù)據(jù)成果共享、功能設計與互操作等方面進行總體考慮，有利于提高規(guī)劃管理與檔案管理的協(xié)作關系，提高數(shù)字檔案的利用率與服務質(zhì)量，節(jié)約資源，避免重復建設。
數(shù)字化的策略
以查詢需求為導向。以檔案管理工作為中心，以方便查詢與管理為出發(fā)點，從而推動整個城建檔案數(shù)字化的進程。城建檔案數(shù)字化必須以查詢需求為導向，研究更方便、快速的查詢方式，研究在查詢結果顯示給用戶的同時，與其相關的信息旁白方式的展示，便于用戶可以清晰地看到與該檔案相關的檔案概覽。
加速數(shù)字化進程。城建的檔案數(shù)字化進程不可能一蹴而就，因此，在日常工作中，必須一方面認真完成現(xiàn)在檔案的管理工作；另一方面，積極地加快實體檔案錄入與著錄工作，以加快整個檔案的數(shù)字化進程。
整合資源，優(yōu)化服務。城建部門可以依托自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建以城建檔案為核心、以基礎地理信息等為特征的具有城建特色的大型數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)。系統(tǒng)可以包括城市地下信息綜合管理系統(tǒng)大型數(shù)據(jù)庫、城市規(guī)劃審批成果展示大型數(shù)據(jù)庫、城市地下綜合情況管理大型數(shù)據(jù)庫、城市重要工程大型數(shù)據(jù)庫以及城建聲像資料管理數(shù)據(jù)庫等。數(shù)字化的檔案館在傳統(tǒng)檔案館基礎之上，提高了檔案管理的工作效率，無論是檔案查詢還是管理，都可以達到秒級操作，而傳統(tǒng)的實體檔案查詢工作則是分鐘級的，有時甚至還是小時級的，這就體現(xiàn)出了數(shù)字化檔案管理的巨大優(yōu)勢，這種優(yōu)勢不僅表現(xiàn)在時間的節(jié)省上，而且還表現(xiàn)在數(shù)字檔案可以非常容易地將檔案進行分類、整合、建立關聯(lián)等操作，從而較為快速地建立起一套立體化、多層次化、甚至是突破館界的檔案體系，同時城建檔案也可以較為方便地在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)資源共享。
建設電子文件歸檔。建設類電子文件的歸檔工作是城建檔案數(shù)字化的一項重要工作。任何其他形式的檔案格式都必須首先轉換成電子檔案格式，然后對其進行歸檔、著錄，以便于查詢、管理、分享、傳播。建立建設工程電子文件歸檔系統(tǒng)的目標之一，即是要將這種以紙質(zhì)檔案為核心的管理模式逐步向電子檔案為核心的管理模式轉變，以順應無紙化辦公的發(fā)展。這種發(fā)展的理想狀況是全電子文件歸檔和全電子檔案管理。這一發(fā)展和轉變是一個循序漸進的過程，目前建設工程電子文件歸檔系統(tǒng)的首要功能需求是建立一套以電子文檔管理、實體文檔管理并行且電子文檔管理先行為特點的建設工程電子文件歸檔工作流程。
資料信息數(shù)字化推進。全國、全省城建檔案信息化建設規(guī)劃的總體要求是繼續(xù)推進城建檔案館館藏信息數(shù)字化工作。根據(jù)實際需要，城建檔案館可以采取全部館藏檔案數(shù)字化、重點選擇某類檔案數(shù)字化、珍貴檔案數(shù)字化、高使用頻率檔案數(shù)字化等方式，把現(xiàn)有的實體檔案資源轉變成數(shù)字資源，為數(shù)字城建檔案館建設夯實墓礎。數(shù)字化的對象主要分成兩大類，文書檔案這一類的比例較少。
1.針對檔案數(shù)字化要求，數(shù)字化錄入工作采用流水線的工作方式，以提高數(shù)字化加工的速度和質(zhì)量。在掃描流程方面，通過深入理解數(shù)字化加工的業(yè)務流程，制訂掃描加工的各個工序及相關崗位的任務，從檔案整理、掃描、質(zhì)檢、總檢、抽樣檢查、檔案復原等各個工序進行流程控制，防止漏檢、圖像不合格、索引信息不匹配等問題的發(fā)生。在制訂項目計劃時，必須對項目風險進行評估，對風險等級高的進行重點監(jiān)督、對風險等級低的予以適當防范。
2.采用雙機著錄方式，對兩人錄入的每個字都進行對比，如果完全相同才允許歸檔，以確保錄入的準確率。字段著錄存放在數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一管理。
3.在數(shù)據(jù)自檢合格后，提交驗收。提交驗收數(shù)據(jù)不合格的組織再次全面復檢。數(shù)據(jù)驗收合格后，著錄條目和全文數(shù)據(jù)向數(shù)據(jù)庫遷移。通過專門的目錄提取工具，在加工數(shù)據(jù)庫中，根據(jù)目錄數(shù)據(jù)有不同的標識位。根據(jù)這些標識位，來判斷是否需要進行提取，提取完成后的數(shù)據(jù)格式應符合相關的格式要求，文書文件格式可以是XML、DBF、TXT等的方式存儲，圖紙文件格式主要是JPEG、TIFF等方式儲存。
4.通過接收建設電子文件、文字信息摘錄、文件及圖紙掃描、聲像檔案數(shù)字化等多種手段，建設城建檔案數(shù)據(jù)庫，尤其優(yōu)先建設重點建筑物及構筑物數(shù)據(jù)庫（反恐怖數(shù)字檔案信息庫）、地下設施數(shù)據(jù)庫。城建檔案庫數(shù)據(jù)結構設計應符合檢索優(yōu)先的原則，具備安全、合理、高效、靈活等特性。各種不同類型的城建檔案數(shù)據(jù)，均應盡量統(tǒng)一格式標準。
我國城建檔案工作起步較晚，但發(fā)展非�？臁３墙n案古已有之，它與城市建設活動同根同源，既記錄了城市的歷史面貌，又在一定程度影響了城市建設的內(nèi)容和走向。城建檔案的數(shù)據(jù)庫建設應該具有城建檔案專業(yè)特色，并合理應用相應的技術，根據(jù)原始檔案和資料情況選擇圖形數(shù)據(jù)形式，保證數(shù)據(jù)的原始性、真實性、準確性、一致性，在實現(xiàn)城建檔案目錄的規(guī)范化、標準化的基礎上，進一步完善城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設，逐步建成城市規(guī)范化的分布式城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)城建檔案目錄信息資源的網(wǎng)絡共享，提高檔案檢索利用服務質(zhì)量。
