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重慶市土木建筑學(xué)會(huì)

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城建檔案數(shù)字化發(fā)展的思考與探討

發(fā)布日期：2014-07-11  瀏覽次數(shù)：1521
  　　編者按：在大數(shù)據(jù)時(shí)代，提高城市建設(shè)檔案管理水平，加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，是城建檔案事業(yè)發(fā)展的先進(jìn)趨勢(shì)和有力抓手。將傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代管理模式有機(jī)結(jié)合、將傳統(tǒng)存儲(chǔ)媒體與數(shù)字存儲(chǔ)媒體相結(jié)合，做好城建檔案數(shù)字化的過渡與銜接工作，為城市規(guī)劃、城市建設(shè)、改善公共基礎(chǔ)設(shè)施、加強(qiáng)城市管理提供可靠分析數(shù)據(jù)，是為建設(shè)事業(yè)平穩(wěn)健康發(fā)展提供有力資料的保障。本文結(jié)合城建檔案管理工作的實(shí)際，對(duì)城建檔案數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)狀與前景進(jìn)行研究與探討。
　　城建檔案的定義和保存范圍
　　原建設(shè)部于1997年12月23日發(fā)布《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，并于2001年7月4日出臺(tái)《建設(shè)部關(guān)于修改〈城市建設(shè)檔案管理規(guī)定〉的決定》對(duì)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》進(jìn)行修正，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部于2011年1月26日發(fā)布《住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于廢止和修改部分規(guī)章的決定》，對(duì)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》進(jìn)行第二次修正。目前，根據(jù)最新《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》的第二條，對(duì)城建檔案的定義作出了明確界定：城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案的收集、保存范圍包括各類城市建設(shè)工程檔案（工業(yè)、民用建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、公用基礎(chǔ)設(shè)施工程、交通基礎(chǔ)設(shè)施工程、園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程、城市防洪、抗震、人防工程、部分軍事工程檔案資料），建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門（包括城市規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、園林、風(fēng)景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門）形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案以及有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計(jì)劃方面的文件、科學(xué)研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料。城建檔案較忠實(shí)地反映了工程建設(shè)的過程與成果，對(duì)強(qiáng)化工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，規(guī)范工程質(zhì)量管理，預(yù)防瀆職腐敗問題發(fā)生，保存智力創(chuàng)新成果，提高建設(shè)工程全生命周期管理效率有著不可替代的作用。
　　《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》還明確指出：城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。城建檔案數(shù)字化作為檔案數(shù)字化領(lǐng)域的專業(yè)分支，旨在將傳統(tǒng)的以紙張、錄像音帶為存儲(chǔ)介質(zhì)的各種原始城建檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段，轉(zhuǎn)換成為圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運(yùn)用存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲(chǔ)于磁帶庫(kù)、光盤庫(kù)等各種大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的城建檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)。
　　數(shù)字化管理的意義
　　一、為城建檔案提供海量信息存儲(chǔ)空間。
　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是辦公自動(dòng)化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，而傳統(tǒng)的紙制檔案存儲(chǔ)空間大、查閱不便、維護(hù)成本高，難以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的飛速發(fā)展。城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)發(fā)展過程中直接形成的真實(shí)記錄，包含著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等各個(gè)專業(yè)部門。作為城建檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，載體形式主要有磁盤、光盤及錄音、錄像、文字、圖紙、圖表、照片等。城建聲像檔案是城建檔案的重要組成部分，是指在城市建設(shè)中直接以圖片、錄音、錄像等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明為主的歷史記錄。我國(guó)大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。錄音、錄像帶作為聲像檔案的重要組威部分，如何保管和有效利用是一個(gè)值得研究的問題。磁性物質(zhì)容易受外界環(huán)境如空氣、溫度等影響而改變，因此，將錄音、錄像帶通過計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子文件，延長(zhǎng)其壽命是聲像檔案保管利用的最佳途徑和必然趨勢(shì)。采用現(xiàn)代高新技術(shù)，對(duì)城建檔案優(yōu)化信息源、整合檔案信息，以實(shí)現(xiàn)城建檔案資源的合理配置、最大開發(fā)利用，將會(huì)為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。聲像檔案管理問題是時(shí)代賦予城建檔案管理者的新任務(wù)。聲像檔案是提升城建檔案社會(huì)地位的極好載體。在聲像檔案地位越顯重要的今天，特別是在高速發(fā)展的現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)管理工作轉(zhuǎn)化時(shí)期，積極探索、研究好聲像檔案管理這一問題，對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展有十分重要的意義。
　　二、提供更加科學(xué)、便捷的查閱、管理方式。
　　建設(shè)單位和管理部門經(jīng)常需要獲取歷史城建檔案的信息，傳統(tǒng)的做法是根據(jù)項(xiàng)目需求前往城建檔案館查閱圖紙，由于存在檔案移交周期和用地檔案、工程檔案分別在不同單位儲(chǔ)存的情況，在調(diào)閱檔案過程中，常常出現(xiàn)因檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)不確定而出現(xiàn)的往返奔波情況，同時(shí)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，主要進(jìn)行手工查閱，也很難滿足現(xiàn)代社會(huì)需要，這些都對(duì)城建檔案館的整體形象、服務(wù)質(zhì)量和各種效率造成了影響。建設(shè)分布式數(shù)據(jù)庫(kù)，以建設(shè)項(xiàng)目為主題集成規(guī)劃管理數(shù)據(jù)庫(kù)、城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)規(guī)劃信息與城建檔案信息的相互操作，可以在一個(gè)部門查詢多個(gè)部門的信息，有利于提高辦公效率與服務(wù)質(zhì)量，更主要的是實(shí)現(xiàn)了通過數(shù)字城建檔案為城市規(guī)劃、建設(shè)與管理服務(wù)。為此，有必要進(jìn)行城建檔案的數(shù)字化管理，以滿足新形勢(shì)下的查閱、利用需求。
　　三、提高檔案利用效率，豐富數(shù)據(jù)服務(wù)功能。
　　城建檔案數(shù)字化的應(yīng)用極大地提高了城建資料的歸檔工作效率，同時(shí)促進(jìn)了城建檔案利用效率的提升。城建檔案數(shù)字化應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)即時(shí)數(shù)字信息的有效運(yùn)用，快速為管理者決策提供服務(wù)支持，并促使城建信息超越了時(shí)間與地域的限制，進(jìn)而提高了檔案管理的工作效率。
　　實(shí)施數(shù)字化管理，建立準(zhǔn)確的城建檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，可產(chǎn)生新的優(yōu)勢(shì)功能：一是預(yù)警預(yù)報(bào)功能，即通過對(duì)城建檔案的分析，進(jìn)一步提高城市規(guī)劃管理工作的科學(xué)性、高效率、提前性與服務(wù)性。二是根據(jù)城市規(guī)劃管理與城建檔案管理工作的密切相關(guān)性，在標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、業(yè)務(wù)流程整合、數(shù)據(jù)成果共享、功能設(shè)計(jì)與互操作等方面進(jìn)行總體考慮，有利于提高規(guī)劃管理與檔案管理的協(xié)作關(guān)系，提高數(shù)字檔案的利用率與服務(wù)質(zhì)量，節(jié)約資源，避免重復(fù)建設(shè)。
　　數(shù)字化的策略
　　以查詢需求為導(dǎo)向。以檔案管理工作為中心，以方便查詢與管理為出發(fā)點(diǎn)，從而推動(dòng)整個(gè)城建檔案數(shù)字化的進(jìn)程。城建檔案數(shù)字化必須以查詢需求為導(dǎo)向，研究更方便、快速的查詢方式，研究在查詢結(jié)果顯示給用戶的同時(shí)，與其相關(guān)的信息旁白方式的展示，便于用戶可以清晰地看到與該檔案相關(guān)的檔案概覽。
　　加速數(shù)字化進(jìn)程。城建的檔案數(shù)字化進(jìn)程不可能一蹴而就，因此，在日常工作中，必須一方面認(rèn)真完成現(xiàn)在檔案的管理工作；另一方面，積極地加快實(shí)體檔案錄入與著錄工作，以加快整個(gè)檔案的數(shù)字化進(jìn)程。
　　整合資源，優(yōu)化服務(wù)。城建部門可以依托自身的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)建以城建檔案為核心、以基礎(chǔ)地理信息等為特征的具有城建特色的大型數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)。系統(tǒng)可以包括城市地下信息綜合管理系統(tǒng)大型數(shù)據(jù)庫(kù)、城市規(guī)劃審批成果展示大型數(shù)據(jù)庫(kù)、城市地下綜合情況管理大型數(shù)據(jù)庫(kù)、城市重要工程大型數(shù)據(jù)庫(kù)以及城建聲像資料管理數(shù)據(jù)庫(kù)等。數(shù)字化的檔案館在傳統(tǒng)檔案館基礎(chǔ)之上，提高了檔案管理的工作效率，無論是檔案查詢還是管理，都可以達(dá)到秒級(jí)操作，而傳統(tǒng)的實(shí)體檔案查詢工作則是分鐘級(jí)的，有時(shí)甚至還是小時(shí)級(jí)的，這就體現(xiàn)出了數(shù)字化檔案管理的巨大優(yōu)勢(shì)，這種優(yōu)勢(shì)不僅表現(xiàn)在時(shí)間的節(jié)省上，而且還表現(xiàn)在數(shù)字檔案可以非常容易地將檔案進(jìn)行分類、整合、建立關(guān)聯(lián)等操作，從而較為快速地建立起一套立體化、多層次化、甚至是突破館界的檔案體系，同時(shí)城建檔案也可以較為方便地在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)資源共享。
　　建設(shè)電子文件歸檔。建設(shè)類電子文件的歸檔工作是城建檔案數(shù)字化的一項(xiàng)重要工作。任何其他形式的檔案格式都必須首先轉(zhuǎn)換成電子檔案格式，然后對(duì)其進(jìn)行歸檔、著錄，以便于查詢、管理、分享、傳播。建立建設(shè)工程電子文件歸檔系統(tǒng)的目標(biāo)之一，即是要將這種以紙質(zhì)檔案為核心的管理模式逐步向電子檔案為核心的管理模式轉(zhuǎn)變，以順應(yīng)無紙化辦公的發(fā)展。這種發(fā)展的理想狀況是全電子文件歸檔和全電子檔案管理。這一發(fā)展和轉(zhuǎn)變是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，目前建設(shè)工程電子文件歸檔系統(tǒng)的首要功能需求是建立一套以電子文檔管理、實(shí)體文檔管理并行且電子文檔管理先行為特點(diǎn)的建設(shè)工程電子文件歸檔工作流程。
　　資料信息數(shù)字化推進(jìn)。全國(guó)、全省城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃的總體要求是繼續(xù)推進(jìn)城建檔案館館藏信息數(shù)字化工作。根據(jù)實(shí)際需要，城建檔案館可以采取全部館藏檔案數(shù)字化、重點(diǎn)選擇某類檔案數(shù)字化、珍貴檔案數(shù)字化、高使用頻率檔案數(shù)字化等方式，把現(xiàn)有的實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字資源，為數(shù)字城建檔案館建設(shè)夯實(shí)墓礎(chǔ)。數(shù)字化的對(duì)象主要分成兩大類，文書檔案這一類的比例較少。
　　1.針對(duì)檔案數(shù)字化要求，數(shù)字化錄入工作采用流水線的工作方式，以提高數(shù)字化加工的速度和質(zhì)量。在掃描流程方面，通過深入理解數(shù)字化加工的業(yè)務(wù)流程，制訂掃描加工的各個(gè)工序及相關(guān)崗位的任務(wù)，從檔案整理、掃描、質(zhì)檢、總檢、抽樣檢查、檔案復(fù)原等各個(gè)工序進(jìn)行流程控制，防止漏檢、圖像不合格、索引信息不匹配等問題的發(fā)生。在制訂項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，必須對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)高的進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督、對(duì)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)低的予以適當(dāng)防范。
　　2.采用雙機(jī)著錄方式，對(duì)兩人錄入的每個(gè)字都進(jìn)行對(duì)比，如果完全相同才允許歸檔，以確保錄入的準(zhǔn)確率。字段著錄存放在數(shù)據(jù)庫(kù)中統(tǒng)一管理。
　　3.在數(shù)據(jù)自檢合格后，提交驗(yàn)收。提交驗(yàn)收數(shù)據(jù)不合格的組織再次全面復(fù)檢。數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格后，著錄條目和全文數(shù)據(jù)向數(shù)據(jù)庫(kù)遷移。通過專門的目錄提取工具，在加工數(shù)據(jù)庫(kù)中，根據(jù)目錄數(shù)據(jù)有不同的標(biāo)識(shí)位。根據(jù)這些標(biāo)識(shí)位，來判斷是否需要進(jìn)行提取，提取完成后的數(shù)據(jù)格式應(yīng)符合相關(guān)的格式要求，文書文件格式可以是XML、DBF、TXT等的方式存儲(chǔ)，圖紙文件格式主要是JPEG、TIFF等方式儲(chǔ)存。
　　4.通過接收建設(shè)電子文件、文字信息摘錄、文件及圖紙掃描、聲像檔案數(shù)字化等多種手段，建設(shè)城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，尤其優(yōu)先建設(shè)重點(diǎn)建筑物及構(gòu)筑物數(shù)據(jù)庫(kù)（反恐怖數(shù)字檔案信息庫(kù)）、地下設(shè)施數(shù)據(jù)庫(kù)。城建檔案庫(kù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)符合檢索優(yōu)先的原則，具備安全、合理、高效、靈活等特性。各種不同類型的城建檔案數(shù)據(jù)，均應(yīng)盡量統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)。
　　我國(guó)城建檔案工作起步較晚，但發(fā)展非常快。城建檔案古已有之，它與城市建設(shè)活動(dòng)同根同源，既記錄了城市的歷史面貌，又在一定程度影響了城市建設(shè)的內(nèi)容和走向。城建檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)應(yīng)該具有城建檔案專業(yè)特色，并合理應(yīng)用相應(yīng)的技術(shù)，根據(jù)原始檔案和資料情況選擇圖形數(shù)據(jù)形式，保證數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、一致性，在實(shí)現(xiàn)城建檔案目錄的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，逐步建成城市規(guī)范化的分布式城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)城建檔案目錄信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。
 
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