淺談工程索賠在施工管理中的運(yùn)用
萊陽市住房和規(guī)劃建設(shè)管理局 姜棟芹
建設(shè)工程索賠通常是指在合同的履行過程中,合同一方因?qū)Ψ讲宦男谢蛭茨苷_履行合同所規(guī)定的義務(wù)而遭受損失后,向?qū)Ψ教岢龅难a(bǔ)償要求。索賠的性質(zhì)屬于一種經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)男袨,是承發(fā)包雙方在施工過程中普遍存在的、經(jīng)常發(fā)生的管理業(yè)務(wù),在工程建設(shè)過程中,特別是在工程施工過程中,由于經(jīng)歷的時(shí)間長,影響的因素多,建設(shè)環(huán)境及合同關(guān)系復(fù)雜,工程索賠事件時(shí)有發(fā)生,因而加強(qiáng)施工管理中的索賠很有必要。建設(shè)工程索賠對(duì)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理,提高企業(yè)素質(zhì),維護(hù)承包商的自身正當(dāng)權(quán)益、彌補(bǔ)工程損失、提高經(jīng)濟(jì)效益具有非常重要的意義和作用。成功的索賠可使項(xiàng)目的收益大大增加,“中標(biāo)靠低價(jià),盈利靠索賠”是許多承包商總結(jié)的經(jīng)驗(yàn),索賠以本身費(fèi)用少,經(jīng)濟(jì)效果明顯而受到承包商的高度重視。筆者就索賠在施工管理中的運(yùn)用談一點(diǎn)個(gè)人的看法。
一、索賠的起因
引起建設(shè)工程索賠的原因很復(fù)雜,主要有以下幾方面;
1.工程建設(shè)的復(fù)雜性及多變性
建設(shè)工程規(guī)模大、技術(shù)強(qiáng)、投資額大、工期長、材料價(jià)格變化快。建設(shè)工程在實(shí)施過程中存在許多不確定性因素,]而合同則必須在工程開始前簽訂,它不可能對(duì)工程項(xiàng)目所有的問題都能作出合理的預(yù)見和規(guī)定,而且業(yè)主在實(shí)施過程中還會(huì)有許多新的決策,這一切使得合同變更極為頻繁,而合同變更必然會(huì)導(dǎo)致工程項(xiàng)目工期和成本的變化。
2.工程合同的復(fù)雜性及易出錯(cuò)性
建設(shè)工程合同文件多且復(fù)雜,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)措詞不當(dāng)、缺陷、圖紙錯(cuò)誤、設(shè)計(jì)變更以及合同文件前后自相矛盾或者可作不同解釋等問題,容易造成合同雙方對(duì)合同文件理解不一致,從而出現(xiàn)索賠。
3.工程建設(shè)主體的多元性
由于工程參與單位多,一個(gè)工程項(xiàng)目往往會(huì)有業(yè)主、承包商、監(jiān)理工程師、分包商、材料設(shè)備供應(yīng)商等眾多參加單位,各方面的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜,相互聯(lián)系又相互影響,只要一方失誤,不僅會(huì)造成自己的損失,而且會(huì)影響其他合作者,造成他人損失,從而導(dǎo)致索賠和爭執(zhí)。
二、索賠意向的提出及資料的建立
根據(jù)招標(biāo)文件及合同文件的有關(guān)規(guī)定提出索賠意向書,索賠意向書應(yīng)包括事件發(fā)生的時(shí)間和情況、合同依據(jù)的條款和理由、提供事件發(fā)展的動(dòng)態(tài)、對(duì)工程成本和工期產(chǎn)生不利影響程度。
索賠意向書交由監(jiān)理工程師簽字確認(rèn),必要時(shí)施工單位的負(fù)責(zé)人,建設(shè)單位的工程師要一起到現(xiàn)場核對(duì)。
索賠意向書交由監(jiān)理工程師簽字確認(rèn)后要及時(shí)搜集證據(jù),索賠成功很大程度上取決于對(duì)索賠作出的解釋和強(qiáng)有力的證明材料。收集的證據(jù)要確鑿,理由要充分,所有工程費(fèi)用和工期索賠應(yīng)付有現(xiàn)場監(jiān)理工程師認(rèn)可的記錄和計(jì)算資料相關(guān)的證明材料。
由于索賠引起費(fèi)用或工期增加,故往往為上級(jí)主管單位復(fù)查的對(duì)象,為真實(shí)、準(zhǔn)確反映索賠情況,施工單位應(yīng)建立、健全工程索賠臺(tái)賬或檔案。
對(duì)合同工期內(nèi)發(fā)生的每筆索賠均應(yīng)及時(shí)登記,工程完工時(shí)形成一冊(cè)完整的臺(tái)賬,作為工程竣工資料的組成部分。
三、索賠報(bào)告的編寫及提交
索賠報(bào)告是承包商向監(jiān)理工程師提交的一份要求業(yè)主給予一定的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償或延長工期的正式報(bào)告,在索賠事件對(duì)工程產(chǎn)生的影響結(jié)束后,一般在28天內(nèi)向監(jiān)理工程師提交正式索賠報(bào)告。編寫的索賠報(bào)告必須有合同依據(jù),有詳細(xì)準(zhǔn)確的損失金額及時(shí)間的計(jì)算,要證明客觀事物與損失之間的因果關(guān)系,能說明業(yè)主違約或合同變更與引起索賠的必然聯(lián)系。
編寫的索賠報(bào)告必須準(zhǔn)確,須有一個(gè)專門的小組和各方的大力協(xié)助才能完成,索賠小組的人員應(yīng)具有合同、法律、工程技術(shù)、施工組織計(jì)劃、成本核算、財(cái)務(wù)管理、寫作等各方面的知識(shí),進(jìn)行深入的調(diào)查研究,對(duì)較大的、復(fù)雜的索賠需請(qǐng)有關(guān)專家咨詢,對(duì)索賠報(bào)告進(jìn)行反復(fù)討論和修改,寫出的報(bào)告要有理有據(jù),責(zé)任清楚、準(zhǔn)確,索賠值的計(jì)算依據(jù)正確、計(jì)算結(jié)果準(zhǔn)確,用詞要婉轉(zhuǎn)和恰當(dāng)。
索賠報(bào)告要簡明扼要,條理清楚,便于對(duì)方由表及里,由淺入深和閱讀了解,索賠報(bào)告編寫完畢后,應(yīng)及時(shí)提交給監(jiān)理工程師提出正式索賠。索賠報(bào)告提交后,承包商不能被動(dòng)等待,應(yīng)隔一定的時(shí)間,主動(dòng)向?qū)Ψ搅私馑髻r處理的情況,根據(jù)所提出的問題進(jìn)一步作資料方面的準(zhǔn)備,盡可能為監(jiān)理工程師處理索賠提供幫助、支持和合作。
四、索賠的技巧
索賠的技巧是為索賠的戰(zhàn)略和策略目標(biāo)服務(wù)的,因此,在確定了索賠的戰(zhàn)略和策略目標(biāo)之后,索賠技巧就顯得格外重要,索賠技巧應(yīng)因人、因客觀環(huán)境條件而異。
1.及時(shí)發(fā)現(xiàn)索賠的機(jī)會(huì)
作為承包商,在投標(biāo)報(bào)價(jià)時(shí)就應(yīng)考慮將來可能要發(fā)生索賠的問題,要認(rèn)真研究合同文件中條款和規(guī)范,仔細(xì)勘察施工現(xiàn)場,探索可能索賠的機(jī)會(huì),在報(bào)價(jià)時(shí)要考慮索賠的需要,在進(jìn)行單價(jià)分析時(shí),應(yīng)列入生產(chǎn)效率,把工程成本與投入資源效率結(jié)合起來,這樣,在施工過程中論證索賠原因時(shí),可引用效率降低為論證索賠的根據(jù)。同時(shí),要說明效率降低,承包商應(yīng)做好施工記錄。記錄內(nèi)容包括每天使用的設(shè)備工時(shí)、材料和人工數(shù)量以及施工中遇到的問題。
2.簽好合同協(xié)議及口頭約定
在商簽合同過程中,承包商應(yīng)對(duì)明顯把重大風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁給承包商的合同條件要求修改,達(dá)成修改協(xié)議后應(yīng)以“談判紀(jì)要”的形式寫出,作出該合同文件的有效組成部分,同時(shí),對(duì)于監(jiān)理工程師的口頭指令應(yīng)予以書面確認(rèn),為將來的索賠創(chuàng)造機(jī)會(huì)。
3.索賠計(jì)價(jià)方法和款額要適當(dāng)
索賠計(jì)算時(shí)采用“附加成本法”容易被對(duì)方接受,這種方法只計(jì)算索賠事件引起的計(jì)劃外的附加開支,計(jì)價(jià)項(xiàng)目具體,使經(jīng)濟(jì)索賠能較快得以解決,另外索賠計(jì)價(jià)不能過高,否則讓對(duì)方產(chǎn)生反感,使索賠報(bào)告束之高閣,長期得不到解決,另外還有可能讓業(yè)主準(zhǔn)備周密的反索賠計(jì)價(jià),使索賠工作更加復(fù)雜化。
4.采取單項(xiàng)索賠,避免一攬子索賠
單項(xiàng)索賠事件簡單,容易解決,而且能及時(shí)支付。一攬子索賠,問題復(fù)雜,金額大,不易解決,往往到工程結(jié)束后還得不到付款。
總之,要做好索賠工作,一是必須全面認(rèn)識(shí)索賠,端正索賠動(dòng)機(jī),才能正確對(duì)待索賠,索賠問題涉及的層面相當(dāng)廣泛,既要求索賠人員具備豐富的工程技術(shù)知識(shí)與實(shí)際施工經(jīng)驗(yàn),使得索賠問題的提出具有科學(xué)性和合理性、可行性,符合工程實(shí)際情況;又要求索賠人員通曉法律、合同、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)知識(shí)、使得提出的索賠具有法律依據(jù)和事實(shí)證據(jù);并且還要求在索賠文件的準(zhǔn)備、編制和談判等方面具有一定的技巧性,使索賠的最終解決表現(xiàn)出一定程度的伸縮性和靈活性。二是索賠工作應(yīng)貫穿于整個(gè)工程項(xiàng)目的管理過程中,必須從簽訂合同起,直至執(zhí)行合同的全過程中,承包商或業(yè)主認(rèn)真注重預(yù)防保護(hù)措施,建立健全索賠業(yè)務(wù)的各項(xiàng)管理制度。在工程項(xiàng)目的招標(biāo)、投標(biāo)和合同簽訂階段,作為承包商或業(yè)主應(yīng)仔細(xì)研究工程所在地的法律、法規(guī)及合同條件,特別是關(guān)于合同范圍、義務(wù)、付款、工程變更、違約及罰款、特殊風(fēng)險(xiǎn)、索賠時(shí)限和爭議解決等條款,必須在合同中明確規(guī)定當(dāng)事人雙方的權(quán)利和義務(wù),以便為將來可能的索賠提供合法的依據(jù)和基礎(chǔ)。在合同執(zhí)行階段,合同當(dāng)事人應(yīng)密切注視對(duì)方的合同履行情況,不斷地尋求索賠機(jī)會(huì),同時(shí)自身應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行合同義務(wù),防止被對(duì)方索賠。